Mann arbeitet am Laptop und telefoniert

Mitarbeiter_in Gremienbetreuung (m/w/d)

Kennziffer: 090/2024
Einstellungszeitpunkt
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Probezeit
6 Monate
Vergütung
E 9a TvöD Bund
Bewerbungsfrist
27.06.2024

Die administrative Geschäftsführung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine_n Mitarbeiter_in in der Gremienbetreuung.

Das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung mit Sitz in Braunschweig, betreibt als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Spitzenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten. Unsere Wissenschaftler_innen entwickeln neuartige Methoden und Strategien, um Infektionskrankheiten immer schneller und wirksamer bekämpfen zu können. Unser gemeinsames Ziel sind neuartige Ansätze zu Prävention, Diagnose und Therapie von Infektionskrankheiten. Im Zentrum unserer Forschung bakterielle und virale Krankheitserreger, ihr Wechselspiel mit dem Immunsystem des Menschen und neue wirksame Wirkstoffe und Vakzine. 

Parallel zur sich ständig weiter entwickelnden Forschungslandschaft sind im administrativen Geschäftsbereich methodisch abwechslungsreiche und vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Organisatorisch sind Sie der administrativen Geschäftsführung zugeordnet, einem Team bestehend aus dem administrativen Geschäftsführer, der Assistenz sowie zwei Referentinnen im Jobsharing-Modell. Sie werden in einem funktionsübergreifenden Team zur Gremienbetreeung das administrative Bindeglied. In dieser Schnittstellenfunktion arbeiten sie eng mit den Referent_innen der Geschäfts­führung, den administrativen Fachabteilungen am HZI und den relevanten externen Institutionen zusammen. 

Aufgaben
  • Administrative Bearbeitung von Aufgaben für Gremien und Ausschüsse
  • Kommunikation und Erstellung von Beschlussprotokollen und Umlaufbeschlüssen
  • Erstellung von Sachverhaltszusammenfassungen und Entscheidungsgrundlagen
  • Redaktionelle Überarbeitung und Bereitstellung von Sitzungsunterlagen
  • Terminmanagement für die Gremien in Absprache mit allen Beteiligten
  • Erstellung von Informationsmaterialien und Präsentationen
  • Dokumentation von Entscheidungsprozessen (bspw. Befassungen des Aufsichtsrates)
  • Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Voraussetzungen
  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Erste Berufserfahrung in diesem oder einem ähnlichen Umfeld
  • Sichere und anwendungsbereite EDV-Kenntnisse (MS-Office-Produkte)
  • Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Englische und deutsche Sprachkenntnisse (mündlich und schriftlich)
Arbeitszeit

19,5 Stunden pro Woche

  • Eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut mit einem internationalen Umfeld am Science Campus Süd in Braunschweig
  • Eine hochmoderne Infrastruktur und modernste Technologien
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeitmodelle sowie Homeoffice
  • Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit
  • Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten
  • Ein Familienbüro zur Unterstützung von Familie und Beruf sowie Angebote der Kinderbetreuung
  • Interessante Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
  • Bezuschussung des Job-Tickets

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Um Ihre Rechte zu wahren, bitten wir Sie, uns einen deutlich erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen einer Schwerbehinderung in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf zu geben.

Das HZI engagiert sich aktiv für Gleichstellung, Vielfalt und Integration. Aus diesem Grund verfolgt das HZI das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

 

So bewerben Sie sich:

Bitte bestätigen Sie uns zusammen mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen die Kenntnisnahme unserer Datenschutzerklärung und Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte nutzen Sie dafür den Textbaustein in unserer Datenschutzerklärung. Ohne diese Erklärungen können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen bzw. weiterbearbeiten und werden bereits eingegangene Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Bewerbungsfrist unverzüglich löschen.

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen ein Anschreiben, einen Lebenslauf, (Arbeits-) Zeugnisse, Zertifikate und (wenn vorhanden) Arbeitsproben oder Referenzprojekte bei. Bitte verzichten Sie auf die Einsendung eines Fotos.

Bitte senden Sie ihre Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 090/2024 an das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH, Personalabteilung, Inhoffenstr. 7, 38124 Braunschweig oder per E-Mail. Bei Zusendung Ihrer Bewerbung in elektronischer Form bitten wir um Zusammenfassung in einem (1) PDF-Dokument.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Andrea Thiele

Kontakt

Andrea Thiele

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