Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Kennziffer: 105/2020

08.10.2020

Das Helmholtz-Institut für RNA-basierte Infektionsforschung (HIRI) sucht zur Verstärkung des Büros der Geschäftsführung eine/n Sekretärin / Sekretär (w/m/d) für zunächst zwei Jahre. Eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Das Helmholtz-Institut für RNA-basierte Infektionsforschung (HIRI) widmet sich als weltweit erstes Institut der Rolle von Ribonukleinsäuren (RNA) in Infektionsprozessen. Am HIRI werden jüngste Erkenntnisse der RNA- und Infektionsforschung in einem integrativen Forschungsansatz kombiniert, um die Entwicklung neuer Therapien und Diagnostikverfahren für die Klinik zu ermöglichen. Das HIRI wurde 2017 gemeinsam vom Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung (HZI) in Braunschweig und der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU) gegründet. Weitere Informationen über das HIRI Institut finden Sie unter: www.helmholtz-hiri.de

Aufgaben

  • Unterstützung des Büros des geschäftsführenden Direktors und der Verwaltungsleiterin
  • Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariats
  • Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz, Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge sowie Ablageorganisation
  • Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache  
  • Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
  • Organisation von Meetings und Konferenzen
  • Mitwirkung bei Rekrutierungsprozessen und im Bewerbungsmanagement
  • Unterstützung beim On- und Offboarding-Prozess, insbesondere bei internationalen Beschäftigten
  • Führung und Pflege der Personalakten und von Datenbanken
  • Überwachung der arbeitsmedizinischen Betreuung

Voraussetzungen

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Sekretär/-in oder kaufmännische Berufsausbildung
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse und Beherrschung gängiger PC-Anwendungen z. B. MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ein selbstständiger Arbeitsstil, ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
  • Offenheit für Neues, die Fähigkeit mitzudenken und schnell zu lernen
  • Freude an einer serviceorientierten Aufgabe

Standort

HIRI Würzburg

Schwerbehinderte

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug.

Teilzeiteignung

Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Einstellungstermin

01.02.2021

Befristung

zunächst 2 Jahre

Probezeit

6 Wochen

Vergütung

E7 TVöD Bund

Veröffentlicht

08.10.2020

Bewerbungsschluss ist der  08.11.2020

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe der Kennziffer105/2020. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen ein Anschreiben, einen Lebenslauf ohne Bild, (Arbeits-) Zeugnisse und Zertifikate bei. Die Unterlagen senden Sie bitte zusammengefasst in einem (1) PDF-Dokument vorzugsweise per E-Mail an JobsHIRI@helmholtz-hzi.de oder an: 

Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH, Personalabteilung, Inhoffenstraße 7, 38124 Braunschweig

Unser Angebot:

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld. Die Einstellung erfolgt durch das HZI in Braunschweig. Der Arbeitsort ist am HIRI in Würzburg. 

Wir streben die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an und fordern deshalb Männer ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche.

Da die Einstellung nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes befristet ist, können Bewerberinnen und Bewerber, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zur Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH (oder Vorgängergesellschaft GBF) gestanden haben bzw. derzeit stehen, nicht berücksichtigt werden.

Bitte bestätigen Sie uns zusammen mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen die Kenntnisnahme unserer Datenschutzerklärung und ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Textbaustein siehe Datenschutzerklärung).

Ohne diese Erklärungen können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen bzw. weiterbearbeiten und werden bereits eingegangene Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Bewerbungsfrist unverzüglich löschen.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Verwaltungsleitern Frau Alice Hohn (Telefon: 0931-31-89587, E-Mail: Alice.Hohn@helmholtz-hiri.de).

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Die HZI International Graduate School for Infection Research (GS-FIRE) bietet ein innovatives, strukturiertes Promotionsprogramm im Themenbereich "Infektionsforschung".

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Der PhD-Studiengang „Epidemiologie“ ist ein dreijähriger Promotionsstudiengang im Bereich der epidemiologischen Forschung und wird von der Abteilung für Epidemiologie des HZI betrieben.

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