Sekretär_in der Verwaltungsleitung

Kennziffer: 126/2022

29.07.2022

Am Helmholtz-Institut für One Health in Greifswald ist die Position als Sekretär_in der Verwaltungsleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Das neugegründete Helmholtz-Institut für One Health wird in Greifswald als Kooperationsstandort des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI, www.helmholtz-hzi.de) aufgebaut, und arbeitet wissenschaftlich eng mit der Universität Greifswald (www.uni-greifswald.de), der Universitätsmedizin Greifswald (www.medizin.uni-greifswald.de) und dem Friedrich-Loeffler-Institut (FLI, www.fli.de) zusammen. Das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH (HZI) ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren, der größten Wissenschaftsorganisation in Deutschland. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler am HZI entwickeln Strategien, um Infektionskrankheiten besser bekämpfen zu können. Ihr Ziel ist die Entwicklung neuartiger Ansätze zu Prävention, Diagnose und Therapie von Infektionskrankheiten. An dem Helmholtz Institut für One Health in Greifswald werden unter der Leitung des Institutsdirektors Prof. Dr. Fabian Leendertz drei wissenschaftliche Forschungsabteilungen etabliert, die mit gemeinsamen Fokus auf One Health die Entstehung und Verbreitung von Zoonosen, sowie deren Prävention untersuchen. Als Sekretär_in der Verwaltungsleitung arbeiten Sie eng mit dem Verwaltungsteam und den wissenschaftlichen Forschungsabteilungen des Helmholtz-Institut für One Health zusammen und haben eine Schnittstellenfunktion zwischen diesen und der Institutsleitung inne.

Aufgaben

  • Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariates
  • Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge, sowie Ablageorganisation
  • Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
  • Erstellung von Präsentationen für Meetings; Protokollführung in internen und externen Meetings
  • Unterstützung in der Personalwirtschaft (z.B. bei der Erstellung von Ausschreibungen, im Finanzmanagement und bei Beschaffungen)
  • Organisation von Tagungen und Konferenzen

Voraussetzungen

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechenden, nachzuweisenden Fremdsprachenkenntnissen
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse und Beherrschung gängiger PC-Anwendungen, z.B. MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), sowie gängiger Kommunikationstechnik
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (mündlich und schriftlich)
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
  • Erfahrung in der Verwaltung von wissenschaftlichen Einrichtungen oder Projekten ist wünschenswert
  • Kenntnisse in der Begleitung internationaler Projekte und Erfahrung mit internationaler Zusammenarbeit

Wir bieten eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut, mit einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld und Programmen zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten. Dabei setzen wir auf eine enge Verzahnung von Forschung und Management. Die Förderung der Chancengleichheit und Kompetenzen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Wertschätzung von Vielfalt sind für uns selbstverständlich.

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Zur Wahrung Ihrer Rechte bitten wir Sie, uns bereits in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf einen gut erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen eines Grades einer Schwerbehinderung zu geben. Das HZI strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Da die Einstellung nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes befristet ist, können Bewerberinnen und Bewerber, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zur Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH (oder Vorgängergesellschaft GBF) gestanden haben bzw. derzeit stehen, nicht berücksichtigt werden.

Standort

Helmholtz-Institut für One Health Greifswald

Einstellungstermin

zum nächst möglichen Zeitpunkt

Befristung

zunächst befristet für zwei Jahre

Probezeit

6 Wochen

Vergütung

E 8 TVöD

Veröffentlicht

29.07.2022

Bewerbungsschluss ist der  30.08.2022

Bitte bestätigen Sie uns zusammen mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen die Kenntnisnahme unserer Datenschutzerklärung und Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte nutzen Sie dafür den Textbaustein in unserer Datenschutzerklärung.

Ohne diese Erklärungen können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen bzw. weiterbearbeiten und werden bereits eingegangene Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Bewerbungsfrist unverzüglich löschen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung mit der Datenschutzerklärung unter Angabe der Kennziffer 126/2022  an das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH, Personalabteilung, Inhoffenstr. 7, 38124 Braunschweig oder, zusammengefasst in einem (1) PDF-Dokument,  per E-Mail an: JobsHZI@helmholtz-hzi.de

Für nähere Informationen zu dieser Stelle steht Ihnen zu fachlichen und organisatorischen Fragen Carl-Friedrich Keding, Verwaltungsleiter des Helmholtz-Instituts Greifswald, Tel. +49 3834 3916 900, E-Mail: Verwaltungsleitung.HIOH@helmholtz-hzi.de zur Verfügung.

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