Sekretär_in Abt. OHS

Kennziffer: 116/2023

07.08.2023

Das Helmholtz-Institut für One Health (HIOH), Abteilung One Health Surveillance, sucht zum nächstmögli-chen Zeitpunkt eine_n Sekretär_in Abt. OHS. Das Helmholtz-Institut für One Health (HIOH) Greifswald ist ein Standort des Helmholtz-Zentrums für In-fektionsforschung (HZI). Hier werden die Zusammenhänge zwischen der Gesundheit von Menschen, Tie-ren und ihrer Umwelt erforscht. Unser Ziel ist es zoonotische Erkrankungen, antimikrobielle Resistenzen und die Evolution von Krankheitserregern besser zu verstehen und somit einen Beitrag zur Prävention von Pandemien zu leisten. Das 2021 gegründete Institut mit seinen internationalen und interdisziplinären For-schungsteams ist ein Leuchtturm für innovative One-Health-Forschung in einer der schönsten Regionen Deutschlands, direkt an der Ostsee. Als Sekretär_in unterstützen Sie die One Health Surveillance (OHS) Core Unit. Die OHS wird umfassende Langzeitdaten und Proben zur Gesundheit von Mensch, Tier und Umwelt generieren. Diese Daten werden die Grundlage für Studien der drei Forschungsabteilungen des HIOH sowie für Kooperationsprojekte mit unseren Partnern bilden. Die OHS wird in zwei Schwerpunktregionen arbeiten, zum einen in den afrikani-schen Tropen (insbesondere Côte d‘Ivoire und Zentralafrikanische Republik) entlang eines Gradienten von Wäldern über benachbarte Dörfer bis hin zu Großstädten, zum anderen aufbauend auf lokalen Projekten und Kohortenstudien (z.B. SHIP) vor der Haustür des HIOH in Mecklenburg-Vorpommern.

Aufgaben

• Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariates
• Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge, sowie Ablageorganisation
• Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung beim Export von Laborausstattung in afrikanische Partnerländer
• Unterstützung bei der Kommunikation mit den deutschen Behörden und den Behörden der Partnerländer zum Import biologischer Proben
• Verwaltung von Kooperationsverträgen mit internationalen Partnern
• Unterstützung bei der Abrechnung internationaler Drittmittelprojekte
• Begleitung internationaler Gastwissenschaftler_innen bei Behördengängen, Unterstützung bei Visa- und / oder Versicherungsangelegenheiten, Kontoeinrichtung

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Berufsausbildung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und Beherrschung gängiger PC-Anwendungen, z.B. MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), sowie gängiger Kommunikationstechnik & Organisationsgeschick
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (mündlich und schriftlich)
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen und Kenntnisse in der Verwaltung von wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Begleitung internationaler Projekte

Vorteilhaft für diese Stelle:

• Grundkenntnisse Französisch wünschenswert

Arbeitszeit:                            

39 Stunden pro Woche

Wir bieten Ihnen:

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut mit einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
• Programme zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten
• Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit
• Eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Zur Wahrung Ihrer Rechte bitten wir Sie, uns bereits in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf einen gut erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen eines Grades einer Schwerbehinderung zu geben. Das HZI strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Standort

Helmholtz-Institut für One Health Greifswald

Einstellungstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristung

Zunächst befristet auf 2 Jahre

Probezeit

6 Monate

Vergütung

E9a TVöD Bund

Veröffentlicht

07.08.2023

Bewerbungsschluss ist der  29.09.2023

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Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 116/2023 in elektronischer Form (Zusammenfassung in einem (1) PDF-Dokument) an: JobsHZI@helmholtz-hzi.de.

Nähere Informationen erhalten Sie von Dr. Fee Zimmermann, Tel.: 03834-3916-701, E-Mail: hioh-office@helmholtz-hioh.de.