Portrait

An der Spitze der Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft am HZI steht eine starke Frau: Anja Anfang. Die Betriebswirtin gibt uns einen Einblick in ihre Arbeit.

Dienstleisterin mit Leidenschaft

Anja Anfang ist eine Frau mit viel Energie. Das merkt man an ihrem festen Händedruck und der Art, wie sie ständig in Bewegung ist. Diesen Schwung braucht sie auch als Leiterin einer Abteilung mit vielen breit gefächerten Aufgaben wie „Einkauf und Materialwirtschaft“ des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI). Etwa 22.000 Vorgänge bearbeitet ihr Team jährlich. Bei diesem Pensum muss eine Einheit perfekt funktionieren, und laut Anja Anfang tut ihr 14-köpfiges Team das auch. Ohne Mitarbeiter mit Leidenschaft für ihre Tätigkeit wäre das nicht zu schaffen, sagt sie.

Sie sieht ihre Abteilung, die alle kurz „den Einkauf“ nennen, als Dienstleister für das HZI und die Wissenschaftler als interne Kunden. Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen ist ihr sehr wichtig. Ohne deren Expertise, beispielsweise bei der Bestellung von Großgeräten, stünde der Einkauf vor Problemen: „Wir sind ja keine Wissenschaftler.“ Ob nun Wissenschaftler oder Verwaltungsangestellter, jeder darf für ein gewünschtes Produkt Kosteninformationen einholen – letztendlich ist aber immer der Einkauf für die Steuerung des Vergabeprozesses und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich. Im Idealfall wird ein Bedarf in den Wettbewerb gestellt, um so den wirtschaftlichsten Bieter zu finden. Wirtschaftlich ist dabei nicht immer der günstigste Preis, sondern aufgrund der geforderten Qualität eben der beste Anbieter. Hintergrund sei die angemessene Verwendung der Steuergelder, die das HZI tragen, sagt Anfang.

Das ist ihre Abteilung, doch wer ist Anja Anfang? Eine Frau mit viel Energie nicht nur im Job, sondern auch im Privatleben. Wann immer sie nach langen Bürozeiten dazu kommt, ist sie wieder in Aktion: Sie geht regelmäßig ins Fitness-Studio, genießt die Natur mit dem Fahrrad und seit einiger Zeit auch auf Skiern. „Einmal im Jahr mache ich Skiurlaub und lerne dabei jedes Mal etwas dazu“, verrät sie uns.

Die Bereitschaft, etwas Neues anzufangen und darin immer besser zu werden, hat sie wohl auch ans HZI gebracht. 2016 nahm sie einen Branchenwechsel vor und verließ ihren langjährigen Job bei einem Energieversorger, um am HZI eine neue Herausforderung zu finden. Zuvor hatte sie sich von der Pike auf in das Beschaffungswesen eingearbeitet und auch in Männerdomänen wie Fuhrparks oder im Werkzeugeinkauf ihre Frau gestanden. Im Einkauf des HZI kommen nun die Bedarfe des gesamten Zentrums zusammen, da ist vom Kugelschreiber über die Marketing-Dienstleistung und hochkomplexe wissenschaftliche Geräte bis zur Bauleistung alles dabei. „Besonders interessant sind außergewöhnliche Großprojekte wie der Architektenwettbewerb für das neue Gebäude des Helmholtz-Instituts für RNA-basierte Infektionsforschung (HIRI) in Würzburg“, sagt Anfang. Der Prozess dauerte von der Idee bis zur Vergabe ganze anderthalb Jahre und erfolgte in enger Zusammenarbeit mit einem Berliner Dienstleister, was neue Aspekte in die eigene Arbeit brachte.

Ein enger Austausch besteht auch mit den anderen 18 Helmholtz-Zentren: Zweimal jährlich treffen sich die Einkaufsleiter aller Zentren. „Auf Fachgruppenebene gibt es gemeinsame Projekte, beispielsweise beschaffen wir zurzeit übergreifend für sechs Zentren eine neue Arbeitsschutzsoftware“, sagt Anfang. Am HZI stehen die Arbeitsprozesse natürlich in Zusammenhang mit anderen Einheiten wie dem Technischen Betrieb und der Finanzabteilung. Diese gute Vernetzung sowohl innerhalb als auch außerhalb des HZI mache viel aus. „Der Einkauf ist ja keine Insel“, sagt Anja Anfang lächelnd. Ganz im Gegenteil: Sie und ihr Team bilden eine zentrale Abteilung, die für alle da ist. Dienstleister mit Leidenschaft eben.

Autorin: Christine Bentz

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